Marchés publics et entreprises : les enjeux de la dématérialisation

Parmi les lecteurs qui ont déjà participé à un marché public (ou dont l'entreprise y a participé), combien l'ont déjà fait par une voie électronique ? Et qu'en ont-ils retiré comme enseignements ? Il est cependant probable qu'une bonne majorité des lecteurs a encore en tête les souvenirs de ses expériences récentes ou lointaines avec une procédure de marché public « traditionnel », avec son lot de certificats, de documents, de photocopies, de lourdeurs, etc.

Au-delà de quelques entreprises dont une grande partie du business se fait avec le secteur public, ou qui ont dans leurs équipes des spécialistes des marchés publics, répondre à un marché public constitue souvent un évènement. Et même lorsqu'on passe de l'évènement à la routine, cela reste souvent un parcours du combattant : les attestations à joindre sont périmées, l'administration gérant le marché ne demande pas exactement les mêmes données que la précédente, etc.

Bien évidemment, les TPE et PME sont les plus « touchées » par ces lourdeurs générant des pertes de temps souvent concentrées sur une seule et même personne !

D'où une attitude commerciale marquée par une extrême prudence quant au rapport efficacité / temps lors de la décision de répondre ou non à un appel d'offre.

Sans compter les éventuels freins liés à l'absence (ou prétendue telle) de transparence des marchés publics traditionnels …

On notera aussi que nombre de sociétés mettent en évidence le manque de professionnalisme de nombreux acheteurs du secteur public, qui se traduit dans le cahier des charges lui-même, ou au cours de la procédure …

Une solution : la dématérialisation …

Les TIC ont accéléré la vague de fond de la simplification administrative et déclenché de nombreux projets d'e-governement.

Pour autant qu'il y ait une base légale. Dans le cas de la dématérialisation des marchés publics, diverses lois et de nombreux arrêtés ont cadré, de 1993 à 2004, la bonne utilisation des moyens électroniques en termes de marchés publics. En outre, des directives européennes régissent la publicité de certains marchés.

Deux grandes étapes doivent être distinguées en termes de dématérialisation :

- la phase amont des réponses aux appels d'offre

- la phase des réponses elles-mêmes : dépôt par les entreprises, réception par les acheteurs, phases de sélection.

Dans la première phase, on distinguera pour les entreprises des activités telles :

- la recherche d'avis de marché

- la réception d'alertes sur les nouveaux marchés

- les lettres d'information

- la gestion des informations relatives aux marchés publics

Dans la seconde, on relève :

- la soumission en ligne

- le suivi de la procédure (négociation, attribution, …)

Il est évident que la première phase est la plus facile à appréhender, puisqu'elle est relativement « passive » et « non transactionnelle ». En revanche, la seconde phase, permettant aux entreprises d'envoyer des offres dématérialisées et aux administrations de les dépouiller, est plus complexe à appréhender, vu le manque d'expérience ou d'expérimentation ou vu le manque de motivation (avantages réels, freins techniques, crainte de l'erreur technique ou du non aboutissement de la procédure) ^{Source : étude de TNS Sofres sur la perception de la dématérialisation octobre 2007}.

Sans compter les freins liés à l'absence de communication sur l'existence de portails ou sur les retours d'expérience d'utilisateurs (tant entreprises qu'administrations).

Un bon exemple : le portail des marchés publics de la Région wallonne et de la Communauté française

Avant la création de ce portail des marchés publics, existait déjà en amont une application informatique IAM/PAM : Informatisation et Publication des Avis de Marchés (permettant notamment la connexion avec le Bulletin des Adjudications).

Le nouvel outil (commun aux deux entités, ce qu'il faut souligner !) combine à la fois :

- un portail (http://marchespublics.wallonie.be ou http://marchespublics.cfwb.be) fédérant les deux entités,

- un système sécurisé d'accès : la carte d'identité électronique (pour la soumission des offres)

- un notaire électronique : l'urne électronique dans laquelle sont déposées les offres, certifié par un tiers de confiance

- un système de réception des procès-verbaux d'ouverture des offres et de suivi des échanges d'information avec les administrations

Les offres déposées sont cryptées par l'entreprise et décryptées par le Président de séance d'ouverture de celles-ci.

Le portail permet d'avoir un espace personnel sécurisé permettant de gérer son profil, de gérer les procédures en cours et de sélectionner les types d'informations qu'on souhaite recevoir.

Différents outils pédagogiques (dont un outil de simulation) ont été ajoutés, guidant l'utilisateur dans toutes ses démarches.

A noter que le portail permet aussi de jouer la transparence jusqu'au bout, en permettant de publier toutes les informations relatives aux attributions de marché (dans certains cas, la publication est de toute manière une obligation légale).

D'autres portails de marchés publics peuvent être cités :

- www.publicprocurement.be (successeur de JEPP): service fédéral e-procurement

- Et au niveau de l'Europe www.ted.europa.eu et http://europa.eu/publicprocurement

Premiers résultats enregistrés

Les premiers résultats du portail Wallonie Communauté française sont éloquents :

- en termes de publications d'avis : plus de 650 avis publiés depuis janvier 2008, et plus de 260 en ligne à fin juin 2008

- en termes de transparence des marchés publics : 61 avis d'attribution de marchés publiés entre mars et juin 2008, dont 13 par les Pouvoirs Locaux et 11 par des Pararégionaux (IFAPME, Port Autonome de Liège, Sofico, …)

- en termes d'adoption par les entreprises : plus de 1.000 entreprises inscrites à la newsletter, environ 100 utilisant l'eID (carte d'identité électronique), et surtout plus de 16.000 visiteurs, pour une moyenne de plus de 250 visites par jour …

- concernant les administrations, un chiffre éloquent : grâce à la connexion directe entre l'outil et le bulletin des adjudications, 178.000 € ont été économisés par le Ministère de l'Equipement et des Transports et les Pouvoirs Locaux.

Et le potentiel est énorme. Prenons le cas du secteur de la construction. En Wallonie, « les marchés publics de travaux représentent 25% du chiffre d'affaires des entreprises du secteur (hors services et fournitures), dont près de la moitié avec auprès des pouvoirs locaux » ^{Source : interview de Francis Carnoy, directeur général de la Confédération de la Construction wallonne, dans le numéro hors-série de la revue Citizen (avril-mai 2008).}.

Une adoption … qui passe par une communication renforcée

Nous évoquions plus haut l'absence fréquente de communication. Dans ce domaine, on ne peut pas dire que la Région wallonne et la Communauté française ont lésiné sur les moyens pour sensibiliser à l'utilisation des outils mis en place en termes de marchés publics. Que ce soit vers les entreprises ou les administrations, que ce soit via des brochures, des pages de publicité dans les revues professionnelles et/ou sectorielles, des conférences de presse, etc.

Ceci notamment pour créer le réflexe portail' auprès des administrations ou des entreprises. Car comme le souligne Jean de Lame, secrétaire général de l'Union Wallonne des Entreprises, dans un numéro hors-série du périodique Citizen (avril-mai 2008), les administrations doivent faire le pas : « Aussi bien dans les matières fiscales que sociales, on est de toute évidence dans une phase de généralisation des procédures électroniques. Si on veut les rendre obligatoires dans le domaine des marchés publics, il faudra adapter la législation. Il faudra vaincre un certain conservatisme. La matière est complexe. Les entreprises ont mis en place des procédures. Pourquoi passeraient-elles à l'électronique si les pouvoirs publics eux-mêmes en restent au papier ? … ».

Mais les entreprises doivent être informées.

Ensuite ne pas hésiter à faire le pas. Peut-être la première fois est-elle un peu plus complexe, notamment si on n'a jamais utilisé sa carte d'identité électronique …

Et enfin à le dire, le succès appelant le succès.

En conclusion, rappelons que les entreprises ont souvent taxé les administrations d'immobilisme … Nombre de développements de type e-Governement cassent aujourd'hui ce cliché … Notamment concernant la dématérialisation des marchés publics ! A nos entreprises à saisir la balle au bond, afin de ne pas finir par être considérées elles-mêmes comme immobiles !